はじめに

初めまして。セールスソリューション営業部の鈴木です。

2023年9月にウィルオブ・ワークに中途入社し、現在は新宿支店の派遣案件で業務をしております。昨年12月まで担当していた派遣先の会社がメディア系の事業をしていることもあり、自分でも記事を書いてみたい！文字を通して誰かに何かを届けたい！と思い、セイヤクPRESSに参加いたしました。どうぞよろしくお願いいたします！

皆さん、タスク管理はできていますか？

“タスク管理・スケジュール管理”、誰もが一度は悩んだことがあるのではないでしょうか？

私自身も、日々の業務でタスク管理に課題を感じていました。そんな時、Grow Up Teamの牧野さんにスケジュール管理のポイントを教えていただき、スケジュールを明確に立てることで業務内容を整理できました。結果として1日の活動量が増え・タスク漏れの減少につながりました！

この経験から、ぜひ今マルチタスクに悩んでいる方や業務の進め方に迷っている方へ、誰でもできるタスク管理のポイントをお伝えしたく、改めて牧野さんにインタビューをしました。

少しでも皆さんのお力になれたら嬉しいです！

後回しゼロへ。『牧野流やりたいことリスト』と『リマインダー』を駆使するタスク管理とは？

鈴木

では、まず牧野さんの業務内容から教えてください。

牧野さん

はい。僕の業務は大きく分けると、社内育成、社外向け研修、新人・中途社員向け研修のサブ担当の3つがあります。まず社内育成では、PL研修の企画・運営、ナレッジ共有の仕組みづくりなどを担当しいて、さらに新しい育成プロジェクトの推進にも関わっています。2つ目の社外向け研修では、外部企業でその会社の社員さん向けに研修を行っています。また、派遣スタッフ向けのeラーニング講師も月2回ほど務めています。そして、3つ目の研修のサブ担当というのは、新宿拠点の新入社員や中途社員の研修をメインで担当している方のフォローを行ったり、状況に応じて受講社員の方へのサポートも行っています。

鈴木

ありがとうございます。育成という分野で様々な業務をされているんですね。では、早速ですが、牧野さんのスケジュール管理についてお聞きしていきたいと思います。まず、実際の1日のスケジュールの例を教えていただけますか？

牧野さん

例えば今日のスケジュールでお話ししますと、9時から13時まで社外向けの研修を行いました。その後昼食をとり、上長とのMTG、続いてディレクターとのMTGを行いました。16時からは、社外研修を担当している会社の方と来月の研修に向けたMTGを実施し、17時から定例MTGを行いました。

鈴木

MTGが多い印象ですね。では、1日のスケジュールはどのように組み立てているんですか？

牧野さん

皆さんと同じかもしれませんが、僕はまず社内やお客様とのMTGをいれ、それ以外の空いた時間にやるべきタスクをパズルのように入れ込んで業務を進めています。その際、以下の３つに気を付けてスケジュールを組み立てています。

・定例MTG以外の打ち合わせは準備時間を想定し日程を設定する
・空き時間があったら、これやりたいなリストを作る
・タスクを忘れないようにリマインド機能を活用する

鈴木

日々の中で意識しているポイントが3つほどあるんですね。１つずつ具体的に教えてください。

牧野さん

はい。1つ目の『準備時間を想定し日程を設定する』では、たとえば既に伝えたい内容が決まっている場合、翌日で日程打診します。一方、資料作成など準備をしたい場合は少し余裕をもって１週間後などで日程打診します。

鈴木

なるほど。自分に置き換えてみると、とにかく商談数やアポ獲得数をあげたいと思ってしまい、準備時間をあまり意識できていなかったかもしれません…。１つの商談あたりの準備時間を想定して日程打診することも大切ですね…。
『空き時間があったら、これやりたいなリストを作る』は具体的にどのようなことを行っているんですか？

牧野さん

僕は、“空き時間ができたらこれやりたいな”と思うものをいつも社用のスマホのメモ帳に書き出すようにしています。そのメモ帳ではタスクごとの緊急度や重要度がわかるよう期日も書き込んでいます。
空いている時間やMTGが早く終わった時に、そのメモ帳からできることを選択してタスクを進めていきます。例えば、１時間を予定していたMTGが15分早く終わった時、メモ帳を見て『15分で作成できる見積書を作成してしまおう』みたいな感じです。また、必ずやりたいタスクの場合は前もって予定をブロックしてしまうこともありますね。

鈴木

１日のやりたいことリストを作っている人はよく耳にしますが、牧野さんの場合はその日のタスクだけではなく、やるべきことをすべてリストアップしているんですね。
ちなみに、リストに書き出しておいても、緊急度が高くないと、どんどん後回しになって結局忘れてしまったなんてことはないですか…？

牧野さん

それあるあるですよね。（笑）
その対策が３つ目の『Outlookのリマインド機能を活用する』です。後回しにしてしまったタスクは、予定を再設定したり、リマインダー機能を使うんです。そして、そのタスクが終わるまで完了ボタンは絶対に押さない。そうそれば、ずっと再通知が来るので定期的に意識することができます。それでも手を付けられないタスクは、忘れないように一ヶ月後に通知を再設定しています。その時は朝イチで必ず目に入るように始業時間に設定するといいですよ。

また、あえて上司やチームメンバーに自分のタスクについて話し、強制的に期日を決めてしまうこともあります！そうすれば、急なタスクが降ってきたとしても“周りに話してしまったタスクは必ずやらなければいけない”という気持ちになり、重要度が高くなります。
きっと、人間誰しも期日を決めておかないと“あとでいいかな”と、なあなあになりがちだと思うので、できるだけ期日を決めるようにしています！

鈴木

なるほど、それだと絶対思い出しますし、すぐできる対策ですね！ありがとうございます！これまで、牧野さんのスケジュールやタスク管理についてお聞きしてきましたが、１日のスケジュールの振り返りや改善は行っていますか？

牧野さん

はい。1日の終わりに、振り返りを行っています。僕は通勤時間が１時間あるので、帰りの電車で今日やったことを確認しながら、明日やるべきことをメモ帳に書き出しています。また、その際にタスクを細分化・可視化して、無駄な時間や漏れを減らすように意識しています。
スケジュール管理やタスク管理が苦手な方は、まず1日を細かくスケジュール化（書き出し、可視化）してみることをおすすめします！たとえば、30分単位で“朝礼”や“架電〇件”などを書き出してみましょう。１日分が難しかったら、初めは午前だけ、午後だけでもいいです。それを振り返ってみることで、自分の活動の無駄な時間や漏れが見えてきて、時間の使い方の改善点がわかってきます。デジタルツールを活用して、タスクや予定を一元管理するのも効果的ですよ！

鈴木

タスク管理が苦手な方やスケジュールの可視化を習慣化していない方でも、午前だけ、午後だけと区切れば取り組みやすそうですね。私も早速やってみます！

本日は、馴染み深いやりたいことリストやリマインド機能を日々の業務の中でどのように活用していくのか、改めてとても勉強になりました！お忙しい中、ありがとうございました！

牧野さん流タスク管理術はこう実践する！

☑MTG、商談は準備時間を想定して日程を設定する
1つの業務にかかる所要時間の可視化！

☑「これやりたいなリスト」は常にアップデート
隙間時間を有効活用しよう！

☑ Outlookのリマインダー機能を駆使する
・始業時間に通知が来るように設定！
・タスクをメンバーに共有して、緊急度を高め有言実行！

☑振り返りは毎日行う
・通勤時間の有効活用！
・無駄な時間や漏れを減らせるようタスクを細分化＆可視化！

☑タスク管理が苦手な人はできることから始める
・午前or午後のみのスケジュール管理からスタート！
・スケジュールを細かく書き出して自分の活動を見直してみよう！